구글 스프레드시트 사용자별 편집 가능 범위 지정하기(시트 보호)

구글 스프레드시트에서 공동으로 작업을 진행하는 경우, 다른 사용자가 실수로 다른 데이터를 수정하거나 잘못된 셀에 데이터를 입력하는 등의 문제가 발생할 수 있습니다. 이때 편집 가능한 범위를 사용자별로 지정하면 실수로 인한 오류를 줄일 수 있는데요.

이번 포스팅에서는 구글 스프레드시트에서 시트 범위 보호 설정을 통해 사용자별 편집 가능 범위를 제한하는 방법과 편집 경고 메시지를 표시하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.

시트 및 범위 보호 설정 전 참고 사항

포스팅을 시작하기 앞서, 사용자별 편집 범위 설정에 대한 몇 가지 참고 사항에 대해 알아보고 넘어가겠습니다. 우선 사용자별 편집 범위를 지정하려면 문서가 다른 사용자에게 공유된 상태여야 되며, 공유된 사용자는 편집자 이상의 권한을 가지고 있어야 됩니다.

스프레드시트 소유자의 경우 편집자를 대상으로 편집 가능한 범위를 제한하고 편집자가 설정한 시트 보호 설정을 변경하거나 삭제할 수 있습니다. 반면 편집자는 소유자를 대상으로 편집 범위를 제한할 수 없으며, 소유자가 설정한 시트 보호 설정 또한 변경하거나 삭제할 수 없습니다.

• 다른 사용자의 권한이 편집자 이상이여야 함
• 소유자 대상으로는 편집 범위 제한 설정이 불가함
• 편집자 대상으로만 편집 범위 제한 설정이 가능함

스프레드시트 사용자별 편집 가능 범위 설정하는 방법

스프레드시트에서 시트 범위 보호 기능을 활용하여 사용자별 편집 가능한 범위를 지정할 수 있습니다.

1. 편집을 제한하고 싶은 셀을 선택 영역으로 지정합니다.
2. 데이터 메뉴를 클릭한 후, 시트 및 보호 범위를 선택합니다.
3. ‘보호된 시트 범위’가 팝업 되면, 권한 설정을 클릭합니다.
4. ‘이 범위를 수정할 수 있는 사용자 제한’을 체크한 후 ‘맞춤’으로 설정합니다.
5. 리스트에서 사용자별 편집 권한 설정한 후, 완료 버튼 클릭합니다.

1 스프레드시트 시트 보호 설정 및 권한 설정

아래에서 예시를 통해 사용자별 편집 가능한 범위를 지정하는 방법에 대해서 더 자세하게 알아보겠습니다. 우선 아래 시트는 사용자 A와 B, 총 2명의 구성원이 공동으로 작업중인 문서입니다. 사용자A는 1일차 2일차 판매 재고를 기입해야되고 사용자B는 3일차 재고를 기입해야 됩니다. 즉, 사용자B는 1일차와 2일차 데이터를 수정할 필요가 없기 때문에 해당 셀 범위를 수정할 수 없도록 편집 권한을 제한시켜 보겠습니다.

1.1 시트 범위 보호 설정하기

우선 1일차, 2일차인 B2:C5 셀을 드래그 하여 ①선택 영역으로 지정합니다. 다음 상단의 ②데이터 메뉴를 클릭한 후, ③시트 및 범위 보호를 선택합니다.(또는 마우스 우 클릭 > 셀 작업 더 보기 > 범위 보호를 클릭하여 실행)

시트 및 범위 보호를 선택하면 우측에 관련 설정 창이 실행됩니다. ①설명 입력란에 구분을 위해 담당자 이름을 작성한 후, ②권한 설정 버튼을 클릭합니다.

1.2 사용자별 수정 권한 설정하기

범위 수정 권한 창이 팝업 되면, 다운 메뉴를 클릭해서 ①맞춤으로 설정합니다. 맞춤으로 설정하면 수정 권한을 부여할 대상 선택 항목 아래 현재 시트에 공유된 편집자 리스트가 표시되며, 체크박스가 체크된 사용자만 편집을 진행할 수 있습니다. ②사용자B 우측의 체크박스를 해제한 후 ③완료 버튼을 클릭하여, 사용자B의 수정 권한을 제한합니다.

설정 완료 시, 아래와 같이 시트 범위, 설명(사용자A), 수정 가능 여부가 리스트로 표시됩니다.

편집 권한이 없는 사용자가 보호된 셀을 수정하려고 하는 경우, 아래와 같은 문구가 표시되며 편집이 제한됩니다.

2 스프레드시트 편집 경고 알림 표시하는 방법

다른 사용자의 문서 편집에 제한을 두지 않고 보호된 셀을 다른 사용자가 수정하려고 할 때, 경고 문구만 표시되게 하는 방법도 있습니다. 위와 동일하게 셀 범위를 지정한 후, 데이터 > 시트 및 보호 범위를 클릭하고 권한 변경을 클릭합니다. 범위 수정 권한에서 ‘이 범위를 수정할 때 경고 표시’ 항목을 체크한 후 완료 버튼을 클릭합니다.

보호된 셀을 다른 사용자가 수정하려고 할 시, 아래와 같이 경고 문구가 표시됩니다. 앞서 소개한 방식과 차이점은 편집자가 확인 버튼을 클릭하면 데이터를 수정할 수 있다는 점이 있습니다.

3 시트 범위 보호 설정 삭제하는 방법

데이터 > 시트 및 범위 보호로 이동한 후, 제한 설정 리스트에서 삭제하고 싶은 항목을 클릭합니다. 설명란 우측의 휴지통 버튼을 클릭하여 범위 보호 설정을 삭제합니다.

마치며

구글 스프레드시트에서 사용자별 편집 가능한 범위를 제한하는 방법에 대해서 알아봤습니다. 다수의 인원과 문서를 공유하여 작업을 진행하다 보면 소통 오류 또는 실수로 잘못된 데이터를 수정하는 경우가 발생할 수 있습니다. 또한 매번 소통하며 작업을 진행하기에는 어려운 부분이 있기 때문에, 오늘 소개드린 방법과 같이 스프레드시트의 기능들을 잘 활용하면 오류를 줄이는데 도움이 되실 수 있습니다.